【例文あり】退職メール・退職挨拶の返信方法。退職者へ贈る言葉・挨拶

woman
ゆか

退職メールとかって返信したほうがいいのかな?

man
まっくす

関係性にもよるよね。すべてに返事をしなきゃいけないわけじゃないよ。

退職は退職する側にとっても、送り出す側にとっても大きなイベントです。

親しい間柄であればいいですが、そうでない場合にはかなりの高い社交辞令力を試されます。

  • 退職メールに返信すべきかわからない
  • 退職メールにどう返信するのがいいかわからない
  • 社外のメールにどう対応すべきかわからない
  • 退職者向けの寄せ書きに何を書けばいいかわからない

というのは、多くの人の悩みでもあるのではないでしょうか。

ここでは、退職メールや退職メッセージなどの対応方法について見ていきます。

挨拶メールへの返信方法

返信をする・しない基準

まずは、返信をすべきかどうかという点ですが、関係性次第です。

社内でも社外でも親しかったり、付き合いがあったりするケースでは返信をしましょう。

たとえば、一斉メールで送られている場合には返信してもしなくても構いません。

個別メールが来た場合には原則としては返信したほうがいいでしょう。

社外の場合には、一度MTGで同席した程度であれば返信は不要ですが、短い期間でも何度か会った場合には返信してもいいでしょう。

いつ返信をする?

社内であれば高速で返信をしましょう。

最終出社日に連絡をするケースが多いので、終業時間を過ぎると相手はそのメールを確認できなくなるでしょう。

社外であれば、もう少し時間に余裕がある場合も多いので、2日以内に返信すれば間に合うかと思います。

内容はどうする?

メールでは無難な内容、込み入った内容は直接が基本です。

内容は以下の3点が含まれているとベストです。

  • 相手への感謝
  • 残念だという気持ち
  • 頑張ってというエール

お世話になりました。非常に残念ですが、新天地でも頑張ってくださいという内容を伝えましょう。

具体的なサンプルは下で紹介します。

踏み込んだことは直接聞く

あまり仲良くない人に踏み込んだことを聞くことはないかと思います。

ただ、仲がよい人でも踏み込んだことは直接聞きましょう。

間違って誰が見るとも限りませんし、たくさんのメールを送っているので最終日に何通もやり取りするのは難しいです。

無難な内容で連絡しつつ、相手からの返信がなくても大丈夫なようにしましょう。

  • なぜ退職するのか?
  • 次に何をするのか?

といったことは直接会ったときに聞くのがいいでしょう。

とくに取引先の場合には、さらにデリケートなのでなるべく無難に済ませておきましょう。

woman
ゆか

やりましたね!ブラック企業から脱出ですね。次はどこに行くんですか?一部上場のホワイト企業ですかね?

man
まっくす

いや、そういうことは対面でも言っちゃダメだね。

退職メール・退職挨拶への返信

社内での返信方法

基本パターン1

感謝、残念、今後の活躍を盛り込んだ基本パターンです。

文量としては最低限ですが、十分な内容です。

✕✕さん

お疲れ様です。○○です。

お忙しいところ、退職のご挨拶をいただき、ありがとうございます。

△△さんには、長年にわたって指導をいただき、ありがとうございました。
本当に入部直後の何もわからないときからサポートをいただいたのは、本当に心強かったです。

退職は残念ですが、新天地でのご活躍を心よりお祈り申し上げます。

何卒よろしくお願いいたします。

 

基本パターン2

もう少しくだけた内容です。

✕✕さん

お疲れ様です。○○です。

お忙しいところご連絡いただき、ありがとうございます。

△△さんには、同じチームで大変お世話になりました。
なかなか大変な時期もありましたが、一緒にお仕事できて非常に楽しかったです。
また、ぜひお食事などご一緒できたら嬉しいです。

退職は残念ですが、次の会社でもぜひ頑張ってください。

何卒よろしくお願いいたします。

カジュアルパターン1

上のものが堅すぎるという場合には、もう少しカジュアルに伝えても問題ありません。

先輩が卒業する場合にはこのくらいでもいいかもしれません。

✕✕さん

お疲れ様です。△△です。

△△さん、退職されるとは知らず、驚きました。

△△さんには本当にお世話になりました。
部署の数字が悪いときには本当にどうなることかと思いましたが、なんとかやり切ったのは思い出深いです。

△△さんであれば、どこに行っても大丈夫かと思いますが、ご活躍をお祈りしています!

また、機会あればぜひ飲みにでも行きましょう。

ありがとうございました!

カジュアルパターン2

会社にもよりますが、同期や後輩であればこんなくだけた感じでもいいかもしれません。

お疲れ様です。○○です。

おおおお、退職するってびっくりしたわ!
こうやってまた一人いなくなっていくのか。

何するかわからないけど、頑張って。
また飲みにでも行こう!

社外での返信方法

社外の場合には、親しくてもある程度フォーマルな方が安心でしょう。

退職理由や転職先は相手が明らかにしていない限りは、あまり踏み込んで聞かないほうがいいかもしれません。

社外の人への返信パターン1

お世話になっております。△△の○○です。

ご連絡ありがとうございます。

退職とのこと残念ですが、承知いたしました。

〇〇さんとのお仕事は円滑に進み、非常にやりやすかったです。
ぜひ、またどこかで一緒にお仕事ができますと幸いです。

新天地でのご活躍を心よりお祈り申し上げます。

今まで大変お世話になりました。

引き続き、よろしくお願いいたします。

 

社外の人への返信パターン2

お世話になっております。△△の○○です。

退職の件ですが、驚きました。

〇〇様のお仕事にいつも本当に助けられていました。
前回のキャンペーンが成功したのも、あらゆる面でサポートをいただいたからだと思います。

今後は△△様と協力して頑張って参ります。

〇〇様の今後のご活躍をお祈り申し上げます。

今まで大変お世話になりました!

退職者に贈る言葉

メール以外にも直接話したり、寄せ書きに書いたり、スピーチをしたりという場面があるかと思います。

直接話す場合にはとくに困らないかもしれませんが、寄せ書きやスピーチなどは悩ましいものです。

それぞれ、簡単に例文を含め、ご紹介します。

退職者への寄せ書き

親しい人の場合や近い人の場合にはいいですが、そうでない人の場合は難しいです。

ほとんど関係性がない場合も含めて使いやすいものをいくつか紹介します。

基本パターン

○○さん お世話になりました。〇〇さんがいないと、フロアが静かになりそうで、半分寂しいですが、半分嬉しいです。次の職場でも頑張ってください!

○○さん 本当にお世話になりました。最初は近寄りがたかったですが、話してみると非常にユーモアがあって楽しかったです。今度の仕事では最初から笑顔で頑張ってください!

○○さん 大変お世話になりました。一番最初のメンターのときからお世話になり、非常にご迷惑おかけしました。あのときの大変な日々があって今があると思うと感慨深いです。ぜひ新天地でも今のようにご活躍されることをお祈りいたします。

○○さん お疲れ様!まさか自分より先に退職するとは… 次の職場でも持ち前の負けん気で頑張ってください!辛くなったらいつでも戻ってきていいから。

距離があるパターン

○○さん お疲れ様でした。あまりお話する機会がありませんでしたが、新天地でもぜひご活躍をお祈りしています。

○○さん お疲れ様です。いつも○○さんの海外からのお土産を楽しみにしていました。次の職場でも頑張ってください!

○○さん お疲れ様です。一緒にお仕事する機会はあまりなく残念でしたが、うわさはよく聞いていました。また、次のところでもご活躍をお祈りしています。

退職者へのスピーチ

最終出社日や送別会においては、上司や同僚が贈り出す言葉を伝える場面がよくあります。

これもある程度のパターンがあるので、なんとなくでも考えておくと対応が楽になります。

上司としてのスピーチ

上司がスピーチするのはよくあります。

基本的には簡単なエピソードを話しながら、どういう活躍をしたかと、ちょっとクスッとくるような話を入れれるとばっちりです。

○○さん

お疲れ様でした。

〇〇さんは最初はなかなか数字で苦労していまして、少し心配をしていたのですが、コツコツと努力をして2年目には目標を継続達成するようになり、部署の売上を引っ張ってくれました。

今では当時は考えられないような活躍をしていて本当に感慨深いものがあります。

〇〇さんがいなくなるのは非常に残念ですが、〇〇さんの決めた道なので楽しんで突き進んでいってもらえればと思います。

本当にお疲れ様でした。

同僚としてのスピーチ

同僚としてのスピーチも基本的には同じで、エピソードを話しながら活躍を伝えられるといいです。

○○さん

お疲れ様でした。

〇〇さんは正直、ずっと頼りなく思っていて事あるごとに大丈夫かなと思うことがたくさんありました。

 

そのほとんどは大丈夫で、一部は本当に大丈夫じゃなかったのですが(笑)

それでも自分の案件で困っているときに助けてもらったり、忙しい時期は残業をしながらひたすら牛丼を食べていたのはいい思い出です。

〇〇さんがいなくなるのは本当に寂しいですが、きっと次の会社でも圧倒的に活躍してくれると思うので、気持ちよく送り出しましょう。

 

本当にお疲れ様でした。

さらに知っておきたいこと

退職は送り出す方もいろいろと大変です。

最後まで気持ちよく働けるように基本的なパターンを押さえて対応できるようにしましょう。

ほかにも退職やキャリアに関する記事があります。こちらもあわせてご覧ください。

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