履歴書のeメール送付！添付ファイルにパスワードは必要か？注意は？

履歴書をメールやオンラインで提出することも増えてきました。

メール場合には、郵送や手書きほどこまかなマナーは気にしなくてもいいと思われているかもしれませんが、ビジネスマナーは見られます。

ここでは、メールで履歴書を送るときに注意したいことを見ていきます。

履歴書を準備する

データで作成する

いまだに履歴書は手書きがいいと考えている人たちも一定数いますが、メールで送る際にはファイルで問題ありません。

作成はWordでもExcelでも問題ありません。下記のページでテンプレートを紹介していますので、こちらもどうぞ。

参考：履歴書テンプレート・フォーマットを無料ダウンロード！エクセル・ワード・A4対応

顔写真の画像も準備する

顔写真は履歴書の中でも重要な要素です。データであっても必ず添付しましょう。

スタジオや写真館でも撮れますが、時間がない方は証明写真機でもデータが取得できるものがあります。自撮りはできる限り、避けましょう。

参考：転職の履歴書写真は超重要！サイズとマナーを守って証明写真でも差別化

ファイル名とファイル形式を変更する

ファイル名はひと目でわかりやすくしておきます。日付_ファイル内容_氏名などです。

ファイル形式はPDFがいいです。改変できないという点やバージョンが問題になりにくい、MacでもWindowsでも問題がないため、わかりやすいです。

WordやExcelで作成した場合には、保存するときの形式をPDFにするだけですが、罫線やフォントなどがずれることがあるため、開き直して問題がないかを確認しましょう。

パスワードを設定する

パスワードの設定方法はいろいろとありますが、まとめてパスワード付きのZipファイルにしてしまうのが、一般的です。

Zipファイルで一括

使うソフトはなんでも問題ありませんが、自分はLhaplusというものを使っています。フォルダを右クリック→pass付きzipと簡単にできるため、便利です。

PDFでファイルに直接

PDFファイルで直接パスワードを設定する方法もあります。これも自分が使っているものですが、CubePDFというツールです。

これは印刷機能でCubePDFを選択するとWord、Excel、WebページなどあらゆるものがPDF化できますし、パスワードもつけることができます。

履歴書をメールする

具体的な文面

最初のメールとパスワードのメールを分けて送信したときはこのようになります。

パスワードを別送する

送信する際の注意点

さらに知っておきたいこと

メールであってもビジネスマナーをしっかり学んで、好印象なメールにしましょう。

履歴書や封筒の書き方などは、別の記事でもご紹介しています。こちらも合わせてどうぞ。

プロのサポートを受けましょう

履歴書や職務経歴書などの選考書類はこまかいルールやマナーが多いです。

また、書類選考だけではなく、書類選考通過後の面接でも参考にされる重要な資料です。

ここで、ベストな志望動機や自己PRを選ばないと後から修正するのは困難ですし、その選考対策の方法も企業ごとに異なります。

自分で対策するのは構いませんが、自分一人で考えるよりもプロのサポートを得て効率的に進めましょう。

僕も3回転職をしていますが、転職のときには必ず転職エージェントに登録します。

それは彼らから提供される転職市場の話や選考に関するアドバイスが非常に有用だからです。転職サイトでも求人は探せますが、アドバイスをくれる人はいません。

書類で落ちても、面接で落ちてもフィードバックはもらえません。転職エージェントの場合には落ちた理由に関してもわかります。

いいエージェントであれば、あなたが直接応募をして落ちたところでも選考に進めることもあります。

選考対策に強い転職エージェントをいくつか紹介しますので、最低2社、可能であれば3社ほど登録してみて合ったところを活用していきましょう。

それぞれの強みはありますが、一番はエージェントとの相性です。もっとも合う人とコミュニケーションをしていきましょう。