退職願・退職届・辞表の封筒ルール!書き方・折り方に郵送・メール対応

退職願・退職届はどんな封筒に入れるのでしょうか?

退職願や退職届けは会社指定のものがあることもありますが、その場合でも封筒は自分で用意する必要があります。

その封筒も実は色やサイズ、デザインなどはさまざまあります。

たがが封筒ですが、実は退職願や退職届の折り方や入れ方にもマナーがあります。

ここでは、封筒で失敗しない選び方・書き方から郵送対応までの方法をご紹介します。

退職願・退職届に使う封筒の種類は?

封筒というとなんとなく、茶色の郵便番号欄(赤い四角)つきのイメージがありませんか?

退職願や退職届に使うものはそのような封筒はあまり使いません。

封筒の色

白色が望ましく、封筒の中身が透けないものだとなおいいです。

茶色のものですと、領収書を入れたり、書類を郵送したりと普段使いのイメージがあります。

退職届を入れるような場合には白が無難です。

封筒は会議室など他人から見られない場所で渡すのが普通ですが、それでもなにかの際に見られてしまうこともあるかもしれません。

そのようなときに透けてしまっていると、関係者以外にも退職が早めに伝わってしまうということもあるでしょう。これを避けるために、透けないものを使えるとベターです。

デザイン

無地、郵便番号はなしが望ましいです。

どうしても見つからないという場合には仕方がないかもしれませんが、見栄えがだいぶ変わります。

封筒は文房具屋などに行かなくてもコンビニや100円ショップなどで手に入ります。

数百円程度のもので印象が変わるので、買っても損はないでしょう。

サイズ

サイズは紙のサイズに合っており、大きすぎない・小さすぎないものが重要です。

退職届・退職願は3つ折りにするので、そこでぴったりくるサイズがいいといわれています。

といっても、どのサイズがわからないと思います。

明確にルールがあるわけではありませんが、紙のサイズに合わせて、下記のようなものを選ぶのが一般的です。

  • 退職届がA4の場合:長形3号
  • 退職届がB5の場合:長形4号

主張するような書類ではないため、迷ったら小さめのものを用意するのがベターです。

封筒の書き方は?

封筒は、表に退職願あるいは退職届と書きます。あまり大きく書かなくても大丈夫です。

裏には、所属部署と名前を書きます。

先に紙を入れると跡がついてしまうので、先に書いてから紙を入れるようにしましょう。

封筒の折り方・入れ方

封筒に入れるときの折り方や入れ方にも一応、マナーがあります。三つ折りにして、封筒に入れます。

封筒を入れた後の封はしてもしなくても大丈夫です。

手渡しの場合には、すぐに開けられるように封をしない方がいいという考えもあります。

封筒にあらかじめ両面テープが貼っているような場合には、封をした方が見栄えもよくなるので、封をしても問題ありません。

そのときには、このように〆を書いておきましょう。

書き終わったら折れたり、汚れがついたりしないようにクリアファイルなどに入れて保管しましょう。

基本は手渡ししますので、上司や人事の人に時間を取ってもらい、会議室などで手渡ししましょう。

郵送する場合

会社から郵送してほしいと言われた場合、会社ともめているために郵送が必要だというときはどうするのでしょうか。

このときにもルールがいくつかあります。

より大きな封筒に入れる

封筒をさらに封筒に入れるのはあまり慣れないかもしれません。

外側の封筒が送るための封筒であり、内側の封筒は入れ物としての役割を果たします。

封筒に関しては、選んだものよりも一回り大きいものにしましょう。

同様に白色で問題ありませんが、今回は郵便番号用の四角があるものでも問題ありません。

添え状を同封する(テンプレートあり)

また、郵送する際には、添え状という資料も一緒に入れます。

文章はとくに決まっていないのですが、参考としてテンプレートを作成しましたので、こちらもご活用ください。

退職届を縦書きで書いた場合には縦書き、横書きで書いた場合には横書きと合わせたほうがいいですね。

迷ったら縦書きです。

封筒の書き方

封筒はこのように書きます。なにか特殊な書き方をしなくてはいけないわけではありません。

いくつかポイントを下にまとめておきます。

  • 宛名は自分の上司や人事担当(あらかじめ確認しておく)
  • 親展(担当者以外開かないでください)は目立つように赤文字で記載。
  • 裏は封をして〆をちゃんと書く(誰かが開いたらわかる仕組み)

封筒への入れ方

封筒は3つ折りにしたうえで、添え状が退職届けの上に来るようにしましょう。

開いたときに添え状が先に見えればOKです。

封筒での送り方

封筒の送り方もいくつかあります。

円満退職の場合

なんらかの理由で配送が必要という場合には、普通郵便もしくは配達記録をつける方法がありえます。

相手がちゃんと受け取ったということを確認したい場合には、配達記録をつけておくといいでしょう。

内容証明は相手にプレッシャーを与える要素もあるので、この場合には使わないほうがいいです。

会社ともめているケース

内容証明と配達記録の両方をつけましょう。

送ったことの証明も届いたことの証明もできるために後から問題が起きたときにも証拠として使うことができます。

あくまで、コミュニケーションを取った上で、どうしても難しいという場合にはこのような方法を取りましょう。

メールで送る

退職届をメールで出すのは、モラルと法的な面から避けた方がいいでしょう。

まず、円満な退職の場合にはモラルが疑われます。

上司に伝えたうえでメールで送ってほしいと明確に言われた場合には別ですが、それ以外の場合に避けた方がいいでしょう。

次に、円満ではない場合には、問題がこじれたときにメールだと証明が難しい可能性があります。

法的にはメールでも有効なのですが、会社側のサーバーであればアクセスは難しいですし、見た・見ていない、本人かどうかわからないなど論点が増える可能性があります。

郵送して内容証明・配達証明をつけるほうがわかりやすいでしょう。

まとめ

ここでは、封筒周りのルールを見てきました。究極的には、ちゃんと届いて相手が受け取れば問題がありません。

ただ、せっかくお世話になった会社なので、最後までしっかり対応したいところです。

退職届自体の書き方は例文やテンプレートを含めて別の記事で紹介しています。こちらもどうぞ。

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