退職届・退職願は手書きかパソコンか?用紙サイズは?コピー用紙はOKか

退職届・退職願にはこまかいルールとマナーがあります。

日付や文言を間違えると、書き直しが必須ですが、パソコンで書いたり、用紙の種類やサイズを間違えてもマナーが疑われます。

もちろん、よほど固い会社でなければ、このことで不利益を被るようなことは被るようなことはありません。一部の固い人に常識がない人だと思われる程度でしょう。

ただ、退職は頻繁にあることでもないので、せっかくの機会と思って、基本的なマナーは勉強して守りたいところです。どうせなら最後までちゃんとしていたと思われたほうがいいでしょう。

ここでは、退職願・退職届の書き方(手書き・パソコン)や用紙の条件(種類・サイズ)に関してご説明します。

自分で3回退職したことがあるため、一般論としての情報とあわせて、実態としてどのようになっているのかも触れていきます。

手書きで書くかパソコンか?

基本は手書きだが会社による

退職願や退職届に関しては、手書きが基本とされています。これは履歴書を手書きで書くか、パソコンで書くかという問題に似ています。

こういう場合には、迷ったら手書きが無難とされています。それは、いまだに手書きの方がいいと思う人が一定数いるからです。

メリット デメリット
手書き 企業側が文字の書き方の情報を得られる 企業側が読みにくい可能性がある
求職者側に手間がかかる
パソコン 企業側が読みやすい
企業側がPCスキルの情報を得られる
求職者が楽
企業側が文字の書き方からの情報を得られない
(とくに古い企業で)今までのやり方と違う

簡単にまとめましたが、パソコンは求職者が楽というメリットはあるものの、今までも手書きで、PCだと手書きで得られるような文字情報が得られないと主張する人たちがいます。

このような背景でパソコンの方が絶対にいいという人よりも、手書きの方が絶対いいと思う人の方が多いため、無難な選択となっているわけです。

3回の実例

ここまでが一般論ですが、僕の場合には今までの3回の退職は一度もすべてを手書きで書いたことはありません。以下がそれぞれの例です。

  • 1,000人以上の会社:会社指定のWordフォーマットありで、日付や名前などを修正し、印刷。印鑑だけ押して封筒に入れて手渡しで提出。
  • 100人前後の会社:会社指定のPDFフォーマットを印刷。手書きで空欄の日付や名前を記入し、そのまま提出。
  • 10人前後の会社:メールで連絡。書類提出は最後まで一切なし。

自分の場合にはすべてIT業界だったので、この例はやや特殊かもしれませんが、管理の関係から会社指定のフォーマットがある場合が多いでしょう。

聞くのが早い

あまりこうしたことを考えるのも時間がもったいないので、迷ったら聞いてしまいましょう。

通常、退職願も退職届もいきなり出さずに、まず上司に相談するかと思うので、そのタイミングで具体的にどのような書類が必要か確認しましょう。

会社指定のフォーマットがあるかを確認しながらパソコンでも問題ないかと聞いてしまうほうが楽かなとは思います。

実際に書いてみると相当に手間がかかりますし、パソコンで買いたものでも書き直すのは面倒です。(コピー機に出しっぱなしにできる書類ではないですし)

どうしても確認できない場合にはあきらめて手書きにするのも手です。こちらの記事で詳細な書き方をご説明していますので、合わせてご確認ください。

退職願・退職届・辞表の書き方を解説!テンプレート・フォーマット・例文付

用紙の条件(種類・サイズ)は?

用紙に関しては無難なものであれば、大丈夫です。用紙に関連するものとして封筒とペンがありますので、そちらに関しても記載します。

具体的にはこのようなものを準備しましょう。

  • 用紙のサイズ
    • A4
    • B5
  • 用紙の種類
    • 白色の便箋(罫線はあってもいいが、ビジネス用途のもの)
    • コピー用紙
  • 封筒
    • 白色の無地
    • 長形4号(用紙がB5の場合)か長形3号(用紙がA4の場合)
  • ペン
    • ボールペン
    • 万年筆

用紙のサイズ

A4かB5が一般的です。普段、使う紙はほとんどA4ですので、A4でも問題ありません。

B5はやや小さめの大きさですが、おおっぴらに見せるような書類でもなく、封筒に入れる際にもより小さい方が都合がいいので、B5が使われることもあります。

すでに持っている紙があれば、その大きさで選んでしまっても問題ありません。

用紙の種類

退職届にカラフルな紙を使いたいという人もいないかと思いますが、退職届の用紙は無難なものでなくてはなりません。

一般的なコピー用紙や白の便箋などのただの白い紙を使います。ただ、手書きの場合にはずれてしまったりということもあるので、罫線入りのものでも構いません。

縦書きが一般的ですので、縦に罫線が入っているものがいいでしょう。コンビニや100円ショップでも買えるもので問題ありません。

封筒

封筒のイメージに郵便番号用の四角が入っている茶封筒があるかもしれませんが、退職届で使う封筒は白の無地のものです。

こちらもコンビニや100円ショップで購入できるもので問題ありません。

通常は手渡しなので封はしてもしなくても問題はないのですが、封をする場合には両面テープやのりで止めた上で、〆を書きましょう。

ペン

ペンも蛍光ペンを使う人はいないと思いますが、黒や青のペンが一般的です。

万年筆で書きたい人は書いても問題ありませんが、手持ちのペンで大丈夫です。

まとめ

退職願や退職届は個性を出すものではなく、形式なものです。迷ったら手書きで無難なものを使って書きましょう。

形式などは面倒に思うかもしれませんが、少し調べればわかることですし、必要なものもほとんど100円ショップやコンビニで手に入ります。

書き直すのもさらに手間がかかって面倒なので、しっかりやりましょう。

全体的な流れや具体的な流れを知りたいという方はこちらの記事もどうぞご覧ください。

退職願・退職届・辞表の書き方を解説!テンプレート・フォーマット・例文付

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