「仕事が終わらない」を無くす。仕事効率化の極意5つ!優先順位から断り方まで

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ゆか

「仕事が終わらない人」が終わってるって話?

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まっくす

仕事を終わらせるコツの話です

「仕事が終わらない」と言っている人が会社にいるかと思います。

実際に業務量が非常に多いこともありますが、仕事の仕方で調整できる部分もあります。

ここでは、仕事を効率化して、仕事が終わらない状況をいかに無くすかということを見ていきます。

仕事が終わらない理由

仕事が終わらないというのは、あなたが処理できる仕事量よりも、実際の仕事量が多いということです。

処理できる仕事 < 実際の仕事量

ということです。つまり、対応策は大きく以下の2つです。

  1. 仕事量をコントロールする
  2. 処理できる仕事を増やす(効率化)

単純に業務処理が遅い人もいますが、仕事が頼まれやすい人で業務量自体が多くなっている人もいます。

根本的な問題解決を考えるうえでは、両方を改善する必要があります。

仕事量をコントロールするために

1.仕事の断り方を覚える

仕事を受け続けると、いずれパンクします。

とくに仕事ができる人や、お人好しな人には仕事が集まります。

もちろん、仕事をたくさんこなすことのメリットはあります。

仕事の質が上がる面もありますし、多様な仕事に取り組むことで、幅広い能力が身についたり、自分の適性がわかったりします。

何でも断るのはよくありませんが、意図をもっていないと、どんどん会社の都合での仕事も増えていきます。

ただの雑用が増えても仕事が終わらないだけではなく、本来得られる能力や経験の妨げになってしまいます。

頼まれた仕事を受けるだけではなく、ときには断るのも大事です。

上司に伝えて業務量を調整してもらったり、自分の目指す方向性に近いものを積極的に受けたりしましょう。

2.仕事の上手な選び方

断るだけでは成長していかないので、自分の方向性に合ったものを選択するという感覚が大事です。

自分の意図をもって、長期的に理想的な仕事に近づいていけるようにしましょう。

自分の好きな仕事だけをするというのは難しいですが、自分で仕事を選択する方法はあります。

わかりやすい例は部署を異動したり、新しいプロジェクトに参加したりすることです。

こうしたチャンスは、タイミングよく掴むことも大事ですが、普段からの行動も同じくらい重要です。

自分がどういう方向に向かいたいのか、どんな仕事をしていきたいのかを周りとコミュニケーションを取ったり、自分の持ち場で成果を上げたりしておきましょう。

自分のやりたいことと違う仕事ばかりをしていると、業務も進みませんし、能力も身につかず、いいことはありません。

仕事を効率化するために

3.仕事の全体観を持つ

会社では、ほとんどの人が性質が違う複数の業務に携わっています。

それぞれの仕事の納期やクオリティが異なり、関わる人も違うはずです。

1つの業務にだけ集中できる場合はいいですが、そうでない場合には全体観を押さえて仕事を進める必要があります。

スケジュールを管理する

もっとも基本的なものはタイムマネジメントです。

いかにして自分の時間をコントロールして、それぞれの仕事を納期までに終わらせるかというものです。

スケジュールの遅れを認識してコミュニケーションを取ったり、自分以外の関係者の時間を見積もったりするのも重要なスキルです。

仕事の優先順位付けをする

全体を見る中で、仕事に優先順位をつけて取り組むのも大事です。

全体を見ながらそのときに集中するタスクを決めて、進捗をコントロールしましょう。

仕事の重要性を踏まえながら、重要度の低いものは遅らせたり、早く終わらせたりしましょう。

4.仕事の目的・目標・手順を明確化する

仕事全体をコントロールするときに、個別業務を正確に把握しておくことが大事です。

具体的には、それぞれの業務の目的・目標・手順がわかるようにしましょう。

たとえば、「会社のパートナー候補をリストアップする」という業務があったときには、以下のように整理しておきます。

  • 目的:現状、リーチできていない顧客にリーチしていく
  • 目標:候補を20社ピックアップし、ファイルにまとめる
  • 手順:〇〇業界を中心に顧客層が重なり、提供サービスは被らずに提携できそうな会社を口コミや検索で探す

このいずれかが曖昧だと、手順がわからずに時間を浪費したり、提出したファイルが相手のイメージと違ったり、目的とは少しずれてしまうというようなことがあります。

上司から言われ、自分が全体像がわかっていないときこそ、こうした目的を確認したり、具体的な完成イメージをすり合わせたりすることが大事です。

個別業務の認識が間違っていなければ、仕事全体も安定します。

逆にここができていないと、全体を見ても見通しがずれてしまいます。

5.周りのサポートを得る

ここまで、自分の行動や能力をベースに見ましたが、仕事は一人で完結するものはほとんどありません。

部署横断プロジェクトのように多くの人が関わるものもあれば、あまり人が関わらないものもありますが、それでも少なからず自分以外の人が関わります。

自分以外の人に協力してもらうことで、自分の時間を何倍にもできますし、自分ができない仕事にも取り組めます。

とくに、マネジメントに関わる人は、それにより組織の成果は大幅に変わります。

どのように周りに助けてもらうかを相手のモチベーションや能力なども踏まえながら、巻き込んでいけるとさらに多くの仕事をこなせます。

さらに知っておきたいこと

ここでは、仕事をいかに終わらせるか、コントロールするか、効率化するかについて見てきました。

仕事に振り回されず、自分のために仕事をできるようにしましょう。

他にもキャリアや仕事に関する記事がありますので、こちらも合わせてどうぞ。

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